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Vereinsadministration, die nicht am Vorstand hängt

Mitgliederdaten, Anmeldefristen, Helferpläne, Budget und Buchhaltung in verlässlichen Händen.

Bestandsaufnahme anfragenAlle Leistungen

Aufgaben, die ASC übernimmt

Einzeln buchbar oder als laufende Betreuung über die Saison.

  • Mitgliederverwaltung

    Stammdaten pflegen, Ein- und Austritte nachführen, Beiträge in Rechnung stellen und offene Posten mahnen.

  • Turnieranmeldungen

    Anmeldefristen überwachen, Teams in der richtigen Kategorie melden und geforderte Unterlagen vollständig einreichen.

  • Helferplanung

    Schichtpläne für Turniere und Feste erstellen, Helfer aufbieten und kurz vor dem Anlass erinnern.

  • Budgetplanung

    Saisonbudget aus den tatsächlichen Zahlen der Vorjahre aufbauen statt Beträge unbesehen fortzuschreiben.

  • Buchhaltung

    Laufende Buchführung, geordnete Belegablage und ein Jahresabschluss, der an der Generalversammlung standhält.

  • Workshops und Seminare

    Schulungen für Vorstand und Funktionäre zu Budget, Ämterübergabe und Anlassplanung, an euren eigenen Fällen.

Erst aufräumen, dann digitalisieren

Ein neues Tool löst kein Durcheinander, es bildet es nur schneller ab. Deshalb steht am Anfang die Frage, welche Listen doppelt geführt werden, welches Wissen nur eine einzige Person hat und welche Abläufe jede Saison neu erfunden werden. Danach fällt der Entscheid für ein Werkzeug, das der Verein auch ohne ASC bedienen kann.

  • Übersicht über alle Listen, Zugänge und Zuständigkeiten.
  • Eine gemeinsame Ablage statt privater Ordner und Chatverläufe.
  • Schriftlich festgehaltene Abläufe für den nächsten Vorstand.

So läuft die Zusammenarbeit

Klein anfangen, dort wo der Aufwand am grössten ist.

  1. Bestandsaufnahme

    Wir erfassen, welche Aufgaben anfallen, wie viel Zeit sie kosten und wer sie heute erledigt.

  2. Priorisierung

    Gemeinsam wählt ihr die zwei bis drei Bereiche aus, die den Vorstand am stärksten binden.

  3. Übernahme

    ASC übernimmt diese Aufgaben samt Zugängen, Fristen und Ansprechpartnern bei Verband und Behörden.

  4. Schulung

    Was im Verein bleiben soll, üben wir im Workshop oder direkt am laufenden Fall ein.

  5. Laufender Betrieb

    Eine feste Ansprechperson über die Saison, mit einem Kurzbericht vor jeder Vorstandssitzung.

Bestandsaufnahme anfragen

Häufige Fragen zur Vereinsadministration

Zu Verantwortung, Daten und Aufwand.

Gibt der Verein damit Entscheidungen aus der Hand?
Nein. Der Vorstand bleibt in allen Bereichen entscheidungsbefugt, ASC arbeitet ausführend und bereitet Grundlagen auf. Konkret heisst das: Wir führen Listen, überwachen Fristen und liefern Zahlen, während Beitragshöhen, Budgetfreigaben und Personalfragen beim Verein bleiben. Sämtliche Daten und Zugänge gehören dem Verein und sind jederzeit vollständig abrufbar. Endet die Zusammenarbeit, übergeben wir dokumentiert, sodass keine Abhängigkeit entsteht.
Wie geht ASC mit Mitgliederdaten um?
Mitgliederdaten dienen ausschliesslich den vereinbarten Aufgaben und werden nicht weitergegeben, auch nicht an Sponsoren. Wir arbeiten in Systemen, die dem Verein gehören, und halten fest, wer welchen Zugang besitzt. Bei Junioren gelten die Angaben der Erziehungsberechtigten als Grundlage, entsprechend zurückhaltend gehen wir mit Kontaktdaten und Fotos um. Was im Detail gilt, halten wir vor Beginn der Zusammenarbeit schriftlich fest.
Lässt sich nur ein einzelner Bereich auslagern?
Ja, das ist sogar der übliche Einstieg. Viele Vereine starten mit der Helferplanung für ein einzelnes Turnier oder mit der Mitgliederverwaltung, weil der Aufwand dort am deutlichsten spürbar ist. Läuft dieser Bereich sauber, kommen weitere dazu, oder eben nicht, wenn der Verein sie gut selbst im Griff hat. Ein Gesamtpaket ist keine Voraussetzung für die Zusammenarbeit.
An wen richten sich die Workshops und Seminare?
An Vorstandsmitglieder, Kassiere, Junioren- und Turnierverantwortliche sowie an alle, die ein Amt neu übernehmen. Die Inhalte stammen aus dem Vereinsalltag: ein Budget aufstellen, ein Sponsoringgespräch führen, einen Anlass planen, ein Amt sauber übergeben. Gearbeitet wird an euren echten Fällen statt an Beispielen aus dem Lehrbuch, damit nach dem Workshop etwas Anwendbares übrig bleibt. Auf Wunsch führen wir die Schulung direkt im Vereinsheim durch.

Deine Frage war nicht dabei? Wir beantworten sie gerne persönlich.

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Was frisst im Vorstand am meisten Zeit?

In der kostenlosen Bestandsaufnahme schauen wir uns eure Abläufe an und sagen, welche Aufgaben sich sinnvoll auslagern lassen.

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